包头职业技术学院档案管理办法

（2024年修订）

《包头职业技术学院档案管理办法（2024年修订）》包院办字〔2024〕59号.pdf

第一章  总  则

第一条  为规范学院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在党政、教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《内蒙古自治区档案管理条例》《高等学校档案管理办法》等规定，结合学院实际制定本办法。

第二条  本办法所称的学院档案，是指学院在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学院档案是重要的基础性工作，是各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史的凭证，应加强管理，将之纳入学院整体发展规划。

第四条  建立健全与办学规模相适应的档案管理机构，落实人员编制、档案管理设备、档案库房，保障档案管理经费，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展。

第二章  管理体制

第五条  学院档案工作接受内蒙古自治区档案局、包头市档案局的业务指导、监督和检查，由院领导分管，设立档案室。学院成立以院领导为主任委员的档案鉴定工作委员会，对全院档案工作的重大问题进行讨论和审议。

第六条  为妥善保管和利用档案，各部门必须有一名负责人主管该部门的档案工作，并指定一名人员从事兼职档案员工作，负责本部门产生的各类材料的收集、整理和移交工作。

第七条  学院档案室的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全院档案工作；

（二）拟定学院档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；

（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（五）开展档案的开放和利用工作；

（六）负责对学院各部门档案工作进行监督、检查和指导，开展各部门专（兼）职档案人员业务培训；

（七）参加学院重大科研项目、新产品试制鉴定、基建工程竣工验收以及重要仪器设备开箱验收等工作；

（八）负责学院大事记史料编研上报工作、档案数据统计上报工作、事业单位法人证年检及相关变更事项工作；

（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十）参加国内外档案学术研究和交流活动。

第三章  文件材料的形成和归档

第八条  各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。文书处理人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累工作，至工作结束时按归档要求、按时整理立卷归档。上报科研成果、验收基建工程、鉴定试制定型的新产品、重要仪器设备开箱验收时，须有档案室提供的档案材料归档证明，方可进行结算。

第九条  对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体材料，必须按照规定及时归档。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案室通过征集代管等形式进行管理。提倡个人向档案室捐赠档案，并对重大捐赠的个人予以奖励。

第十条  文件材料归档范围

（一）党群类：主要包括学院党政、纪委、组织、宣传、工会、团委等部门在工作活动中形成的会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结，上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括各行政、处(室)、直属部门行政工作中形成的会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结，上级机关与学院关于行政管理的文件材料。

（三）学生类：主要包括学生的学籍档案，具体是入学登记表（录取新生名册）、学籍卡、成绩表、毕业生电子注册表等。

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

（六）基本建设类：

1.基建工程（新建、改建、扩建、维修）归档文件材料，重点应放在具有法律凭证作用的文件、地质、水文资料，隐蔽工程施工、验收记录、竣工图、设计与施工等重要原始文件材料。

2.房屋普查、登记、统计、总结等文件材料。

（七）国有资产、仪器设备类：各种国产和国外引进的精密、稀缺、贵重仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在验收、维修、使用和改进过程中形成的重要文件材料。

（八）财会类：主要包括会计报表、帐薄、凭证等文件材料，按照中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》执行。

（九）出版物类

学院编辑出版的校刊、学术刊物和主编、主审的出版物审稿单、样本及出版发行记录等。

（十）外事类：

学院派遣有关人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、学习进修、合作研究等活动的有关文件材料；

学院聘请境外专家、教师来校讲学和合作研究，在教学、科研和其他活动中形成的文件材料；授予境外学者、著名社会活动家名誉职务的证书(复制件)等有关材料。

（十一）声像档案：反映学院重大活动和历史发展，具有保存价值的各种声像载体。

（十二）实物档案：凡属反映学院荣誉的国际、国内获得的奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书及具有保存价值的赠品、礼品等实物。

第十一条  归档要求

（一）根据中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》的要求，实行由文件材料形成部门、课题组立卷并统一归档的制度。

（二）全院性、综合性的文件材料由政办公室负责归档，其余材料由职能部门、系部分工负责相应门类的归档。

（三）科研课题档案实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。凡由几个部门合作完成的项目，由主持部门立卷归档一套完整的文件材料，协作部门归档与本部门承担任务有关的材料正本外，将副本送主持部门保存。

（四）归档文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关归档规范和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。

（五）学院各部门兼职档案员应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷后向档案室移交归档。

（六）移交档案必须履行手续，填写归档文件材料移交清单，一式两份，由归档部门分管档案领导签字盖章，交接双方签字后方可移交。

第十二条  归档时间

（一）文件材料在次年六月底前归档。

（二）教学文件材料和按学年归档的部门材料，在次学年十二月底前归档。

（三）科研类和专题性、成套性材料，在项目完成后两个月内归档。

（四）基本建设类材料在每项工程竣工后六个月内归档。

（五）国有资产、仪器设备类材料在开箱验收或安装后二个月内将随机技术资料归档。

（六）出版物类材料在年底时归档。

（七）照片、声像类材料在次年五月份归档。

（八）会计材料在会计年度终了后，暂由财会部门保管一年后归档。

（九）随时接收上级规定接收的各类材料。

第四章  档案管理

第十三条  档案室接收归档材料后,按照规定的档案分类编号方法，进行统一分类、登记、编目、排列。

第十四条  按照中华人民共和国主席令第二十八号《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，国家秘密的密级分为“绝密”“机密”“秘密”三级。凡属绝密级档案采取单独登记、保管。对一定时期内不宜公开交流的专利档案材料，亦按绝密档案管理。

第十五条  健立健全档案库房管理的规章制度，由专人负责，做好档案库房防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防强光、防磁等工作，完善安全设施和应急措施。

第十六条  要定期检查所存档案情况，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并做出记录。遇到特殊情况，应立即向主管领导报告，及时处理。

第十七条  已归档的文件材料，需要补充、更改时，必须有负责人审查核准。

第十八条  部门撤销、合并和档案人员调动、退休时，必须办理所管档案和文件材料的纸质文档和电子档案的交接手续，不得私自带走和销毁。

第十九条  定期对档案的收进、移出、保管、利用等案卷数量和情况进行统计，编制档案工作基本情况统计报表。

第二十条  做好档案各项基础工作，逐步实现档案管理的标准化、规范化和信息化。

第五章  档案利用

第二十一条  档案室要积极开发档案信息资源，编制检索工具、参考资料和统计资料，主动做好提供利用和服务工作。

利用档案必须遵循以下规定：

（一）学院各部门查阅本部门归档的档案，经办人可以直接到档案室查阅。查阅非本部门的重要档案，须经归档部门及档案室领导同意。

（二）学院教职工查阅已公开的档案，凭介绍信、证件，说明利用档案的目的和范围，在档案阅览室查阅，确需借出的档案，需要填写学院档案借阅审批表，一般不得超过十天。

（三）学院保存的档案，主要供学院内部使用，其他单位或个人查阅时，应持介绍信，经档案室负责人同意后，方可查阅。

（四）凡摘录、复制档案，应经有关领导批准，档案管理人员对摘录、复制的内容认真核对后，出具证明，才能生效。涉及专利或成果转让，按专利法和成果转让的规定办理。

（五）提供利用学院重要的档案，一般不提供原件。如确需原件，应当履行审批手续，经利用部门领导及党政办公室领导批准后方可借阅。

（六）查阅者须珍惜档案，对档案的安全、完整负责，违反查阅规定的要追究责任。丢失、损坏档案者按《中华人民共和国档案法》有关条例处罚。

（七）档案复制件盖有档案保管部门印章的，具有与档案原件同等效力。

（八）对借出的档案，档案工作人员要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学院按规定严肃处理。

第二十二条  未经学院授权或上级管理机关批准，任何组织或个人无权公开档案。

第六章  鉴定、销毁

第二十三条  学院成立档案鉴定工作委员会。其职责是根据国家有关保管期限原则规定,结合高校档案工作规范，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出档案销毁意见,对需调整档案密级和保管期限的档案，写出鉴定情况报告。

第二十四条  档案保管期限分为永久、30年和10年。划定的原则是：

（一）凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学院的工作、学院建设、历史研究以及在维护学院和公民权益等方面具有长远查考利用价值的档案，列为永久保管。

（二）凡是反映学院一般工作活动，在一定时期内学院进行各项工作需要查考利用的档案，根据情况可列为30年或10年保存。

（三）介于永久与30年或30年与10年两种保管期限之间的档案,一律从长划定。

第二十五条  销毁档案，应造册登记，履行批准手续。档案鉴定委员会应指定两人以上进行监销，监销人、批准人和鉴定工作委员成员都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准不得销毁任何档案。

第七章  档案工作人员

第二十六条  专职档案工作人员属于专业技术人员,按照有关文件规定，实行专业技术职务聘任制。

第二十七条  专（兼）职档案工作人员的职责：

（一）热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，做到依法治档。认真钻研档案专业理论，不断学习新知识、新技术，努力提高档案管理水平，以适应档案事业的发展。

（二）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策，制定本部门规章制度和实施细则。

（三）指导、协助各部门做好文件材料的立卷归档工作，检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，督促兼职档案人员按期向档案室移交档案。

（四）参加学院科研成果鉴定、基建工程竣工验收、重要仪器设备开箱验收工作。

（五）做好各类档案的接收、整理、保管、统计、编研等工作。

（六）做好各类档案数据上报工作。

（七）做好档案宣传、提供利用和咨询服务等工作。

（八）做好档案库房的日常管理及各种设备的维护、使用工作。

（九）遵守国家有关保密规定，确保档案的安全。

第八章  奖励、处罚

第二十八条  有下列情况之一的，应给予奖励：

（一）在档案的收集、整理、保护、宣传和开发利用等方面成绩突出的。

（二）同违反档案法律、法规行为作斗争表现突出的。

（三）在其他方面对档案工作做出突出贡献的。

第二十九条  依据《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》的行为，要按照规定予以处罚。

有下列行为之一的，根据情节轻重，由档案行政管理部门或主管部门给予责任部门及关人员行政处分或罚款；造成损失的，责令赔偿损失。

（一）损毁、丢失或者擅自提供、抄录、公布、销毁、涂改、伪造档案的；

（二）将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝向档案室归档的；

（三）不按照国家规定转让、交换、赠送的，出卖档案或者未经批准擅自携运档案出境的；

（四）玩忽职守，造成档案损失的。

第九章  附  则

第三十条  本办法自发布之日起实施，最终解释权归档案室，原《包头职业技术学院档案管理办法》（包院办字〔2016〕37号）同时废止。