包头职业技术学院档案立卷归档管理办法(试行)

立卷归档工作是文书处理过程的最后环节，是档案工作的基础，为更好规范学院档案归档工作,按照《高等学校档案管理办法》要求，制定本办法。

一、归档范围

凡是记述和反映学院各部门在职能活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料，均属于归档范围。各部门应参照《包头职业技术学院档案管理办法》（包院办字〔2016〕37号）档案保管期限和立卷归档范围具体规定执行。

二、文件材料的立卷分工

（一）上级党、政部门及有关单位下达的文件，由党政办公室负责立卷归档。

（二）学院或党政办公室编号及上报的文件，由党政办公室负责立卷归档；部门编号及上报的文件，由部门负责立卷归档。            

（三）教务处、招生就业处、各系部形成的文件材料，谁形成谁负责立卷归档。

（四）会计核算文件材料及账务账簿，由计划财务处负责立卷归档。

（五）基建综合管理文件材料和工程项目资料由后勤处负责立卷归档。

（六）大型仪器设备采购、安装、验收、维护过程中形成的文件资料，由国有资产管理处负责立卷归档。

（七）科研管理文件材料，由科研处负责立卷归档。

（八）宣传部和网络信息中心等部门工作范围内所形成的声像资料，谁形成谁负责整理归档；专题项目文字材料和物品，由制作项目的部门或个人负责整理归档；外单位制作反映本校活动的声像资料，由负责组织联系部门立卷归档。

三、立卷的操作基本要求

（一）档案归档范围、类目设置、保管期限等根据相关规定确定。

（二）按照文件形成、处理的年度特征将同一年度的文件归入相应年度，计划、规划、预算等一般放在对应的第一年组卷；总结、请示与批复等一般放在总结的最后一年和批复那一年组卷。

（三）分级别立卷，按上下级文件及文件之间的联系立卷，如收文按中央机关、省级机关及平行机关等分别立卷。

（四）教学、会计、基建、科研等材料案卷，每卷一般在70页左右，最多不超过200页，按照永久、定期30年、定期10年不同保管期分开立卷。如有文件材料既有永久性又有定期30年，可放在一起，但定期10年一定要分开。

四、归档时间及责任部门

（一）能按自然年度归档的部门，于次年6月底以前将上一年度档案材料归档。

（二）教学综合管理文件于次年6月底前归档，其他各类教学材料按完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年寒假前一次性归档。

（三）科研档案应在项目完成通过验收后归档。

（四）基建档案应于每项基建工程竣工验收时，检查项目的全部材料，在验收后3个月内交档案室归档。

（五）仪器设备档案，应将购进和引进设备的图纸、说明书等文件材料原件在设备验收完毕投入使用后两个月内归档，引进设备为索赔期满后两个月内归档。

（六）出版类档案，《职大学报》《包头职业技术学院学报》等论文、专著出版物出版后，在次年6月底前归档。

（七）外事档案,外事部门应将收集、积累的外事文件材料按要求整理组卷，于次年6月底前归档。

（八）会计档案，在该会计年度终了后，可暂由计划财务处保存2年，期满后由计划财务处编制会计档案目录移交档案室保管。

（九）声像载体材料在完成制作后、重要活动照片档案在工作活动结束后，次年第一个月内归档。

五、归档要求

（一）凡属归档范围的各种文件材料，必须由本部门兼职档案工作人员集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有。

（二）归档的文件材料必须收集齐全、完整，加以系统整理组成保管单位，符合质量标准，便于保管和利用。

（三）各类文件应将纸质档案材料与电子档案材料同步归档，一般纸质材料归档一式一份，比较重要的和利用率较高的要归档2份。

（四）归档的文件材料底稿要字迹清晰整洁、质地优良，手稿字迹工整，打印稿应使用规范的书写材料，图像清晰（配有文字）、签字手续完备，符合规范和标准要求。

（五）严禁使用圆珠笔、铅笔、红笔、纯蓝等色彩鲜艳的墨水笔，严禁复写纸起草、修改和签发文件。文件底稿一律用黑色、蓝黑钢笔或碳素笔书写（或打印）。

（六）归档的文件材料用纸大小一律使用A3、A4纸。

（七）学院各项重大会议、重要活动中形成的声像档案归档时，应编写文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者6要素，并编制声像档案目录。

六、立卷归档移交手续

凡是向综合档案室移交的各种门类的档案，由归档部门填写移交目录一式两份，必须由本部门分管档案工作的领导审查、签字，加盖部门公章，与归档材料一并移交，交接时双方清点核对，符合要求后交接双方在移交目录上签字，各执一份存查。