包头职业技术学院项目档案管理办法

（2024年修订）

第一章  总  则

第一条  为规范学院项目档案管理工作，根据国家、地方项目档案管理规定，结合学院实际制定本办法。

第二条  本办法所称的项目档案包括建设项目前期文件、设计文件、招投标文件、合同、工程竣工资料、工程联系单、签证、材料设备计划（或领用、退库）工程款支付及结算等相关原始资料，以及政府规定办理的各种报批文件。

第二章  归档范围

第三条 项目档案归档范围：

（一）申购报告、计划等相关文件材料；

（二）上级或主管领导批复和准购批示；

（三）招标文件、采购合同；

（四）项目设备验收单；

（五）项目设备全套随机文件材料(使用说明书、装箱单、合格证等)；

（六）使用记录 (设备情况使用记录表等)；

（七）项目设备电子照片档案（电子照片、光盘）。

第三章  归档要求

第四条  项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28）及《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T 11822)。

第五条  按照“谁形成谁立卷”和“强化收集、简化整理”的原则进行档案整理，遵循项目文件的形成规律进行组卷，保持卷内文件的有机联系。

第六条  技术文档资料的收集必须责任落实到人，与建设项目同步进行。项目竣工后，技术档案管理员列出应该归交的资料清单，并及时向相关资料负责人或单位催收。

第七条  档案管理人员检查项目档案的完整性、准确性、系统性，将收集到的项目档案资料进行分类、编目、装订、上架。      

第八条  认真贯彻执行国家“档案法”和“保密法”及学院有关制度，严守国家和本单位机密，维护学院合法权益。

第四章  档案利用

第九条  为防止项目档案资料丢失、缺损，在档案资料的接收、查阅、出借、归还等过程中，必须严格做好登记制度。

第十条  项目档案一般只供查阅，不予外借。如因工作需要确需外借，须经档案主管领导审批，填写借阅手续并约定归还日期，借阅人应做好档案保管工作。

第十一条  查阅、借用档案者，应保证档案资料完整无损，严禁撕损、涂改、抽页、玷污（包括划线、画图等）档案资料。

第十二条  档案管理人员应做好档案资料的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作，以延长项目档案的使用寿命。

第十三条  档案发生丢失、被盗以及其他严重情况时，管理人员应及时向档案主管领导汇报，以便采取补救措施。

第五章  附  则

第十四条  本办法自发布之日起实施，最终解释权归档案室，原《包头职业技术学院项目档案管理办法》（包院字〔2011〕56号）同时废止。