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关于做好学院2024年度文件材料归档工作的通知
发布日期：2025/3/3 16:55:01 评论次数：人评论 浏览次数：
关于做好学院2024年度文件材料
归档工作的通知
各系部、处室：
按照学院档案工作总体安排，综合档案室将从2025年3月起开始收集、接收2024年度学院各部门在党政管理、教学、科研及其他各项重要活动中形成的各类档案材料。现将归档工作事宜通知如下：
一、归档范围
根据《普通高等学校档案管理办法》（教育部 27 号令）、《包头职业技术学院档案管理办法》（包院办字〔2024〕59号）和包头职业技术学院归档文件立卷归档范围和保管期限规定，本次收集和接收的材料范围有：
（一）2024年1月1日—12月31日期间学院各系部、处室形成的，应由综合档案室长期和永久保存的档案材料。
（二）各系部、处室在2024年以前产生的应当移交的，但还没有移交给综合档案室保管的档案材料。
（三）2024年学院举办的各类重大活动档案材料。
具体归档范围及要求见下表：
归档 种类 | 归档范围 | 归档 时间 | 归档部门 | 要求 |
1 文书档案 | 2024年各部门在校内产生的各类文件、接收的外来文件、学院党政会议记录、各类统计综合报表、人事工资报表、文书合同、协议、经济合同等文书材料 | 2025年 4月底前 | 党政办公室、教师工作部、教务处、计划财务处及产生二级文件的相关部门（团委、学生工作部等） | 校内发文要求纸质文档（一式两份）、发文阅办单、文件底稿和电子文件同时归档。 |
2 教学档案
| 2024年教学课表 | 2025年 4月底前 | 教务处 | 每套文件需在右上角标注页码(注：文件自带页码的除外)。 |
2024年新生录取底册、2024级（2027届）学籍卡片、学生总成绩表、毕业生电子注册表等相关学籍材料 | 2025年 4月底前 | 教务处、招生就业处、各系 | 学籍卡片、学生总成绩表以系部班级为单位组卷，每个班级需附学生名单，并且与所移交材料一一对应。 | |
2024级（2027届）毕业班级合影照片 | 2025年 4月底前 | 各系 | 纸质照片6寸、电子版照片(毕业班级多的系可刻成光盘)，附毕业班级名单。 | |
3 财务档案 | 2024年学院财务工作中产生的账薄、会计凭证、会计报表等相关材料 | 2025年 10月底前 | 计划财务处 | 移交目录需提交纸质与电子版 |
4 实物荣誉档案 | 2024年度学院各部门获得市级以上的荣誉奖牌、牌匾、证书等实物档案 | 2025年 4月底前 | 各系部、处室 | —— |
5 科研档案 | 2024年已结题的课题、项目、专利、出版物等科研项目材料 | 2025年 4月底前 | 科研处、学报编辑部 | 科研项目材料需在右下角标注页码，按项目成套性原则组卷归档。 |
6 基建档案 | 2024年及以前年度已竣工、验收完成的基建工程相关材料 | 2025年 10月底前 | 后勤处 | 每项材料需在右下角标注页码，按项目成套性原则组卷归档。 |
7 声像档案 | 2024年学院举办各项重要活动、大型重要会议产生的各类影像资料(照片、视频、音频) | 2025年 4月底前 | 宣传部 | 每项活动为一个文件夹，选取代表性照片3-5张，电子文件内容较大时,可刻录光盘。 |
二、归档要求
（一）所移交的档案材料应为原件，如确无原件的，可移交复印件，需附情况说明。
（二）填写移交清单（见附件1、2）一式两份，部门分管档案工作领导签字并加盖公章。
（三）图文信息中心（档案馆）综合档案室负责对全院档案归档工作进行业务指导。
（四）移交地点：建华校区明德楼114室。联系人：潘洪堡 吕 静，联系电话：0472-3320016。
附件：
1.（系部、处室）2024年归档文件材料移交清单
2.(系部) 届毕业班级合影照片归档移交清单
图文信息中心（档案馆）
2025年3月3日
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